Una recepcionista IA es un sistema de inteligencia artificial que atiende el teléfono de un negocio con voz natural, entiende lo que dice la persona que llama y actúa: da información, reserva o cambia citas y pasa la llamada a una persona cuando hace falta. A diferencia de un contestador, conversa; a diferencia de un menú de «pulse 1», no obliga a elegir opciones.
Para un negocio con citas, lo que importa es si la IA se limita a contestar o si además actúa sobre la agenda. Responder «abrimos de 9 a 20» está bien; crear la cita del jueves a las 17:30 y enviar la confirmación es lo que ahorra trabajo. También importa que no invente: una recepcionista IA debe confirmar solo las citas, precios y horarios que existen en el sistema del negocio y tomar nota cuando no sabe algo.
Hay dos obligaciones legales que acompañan a cualquier recepcionista IA en España desde 2026: avisar al inicio de que se habla con una IA (artículo 50 del Reglamento de IA, en normativa) e informar antes de transcribir o grabar la llamada (criterio de la AEPD, en RGPD y grabación).
Centralitia es una recepcionista IA: habla castellano de serie (catalán, inglés y otros idiomas, bajo petición), se presenta como asistente virtual en la primera frase, reconoce al cliente por su número, consulta la agenda y reserva, cambia o cancela en la conversación. Ejemplo: un paciente llama a una clínica dental mientras la recepcionista está con otro paciente; la IA le ofrece dos huecos para una revisión, él elige el viernes a las 12:00, recibe la confirmación por WhatsApp y la recepcionista no ha tenido que interrumpir nada.
Un caso práctico
En un taller mecánico de Zaragoza el teléfono suena mientras los dos mecánicos están bajo un coche en el elevador. Llama un cliente: «el coche me hace un ruido al frenar, ¿cuándo me lo podéis mirar?». La recepcionista IA no hace diagnósticos: le pide la matrícula y el modelo, le ofrece el miércoles a las 8:30 o el jueves a las 15:00 para una revisión de frenos y crea la cita cuando elige el miércoles.
El cliente pregunta cuánto le va a costar. La IA le da el precio de la revisión que el taller ha configurado y le explica que el presupuesto de la reparación lo harán los mecánicos cuando vean el coche. SMS enviado con la cita. El martes por la tarde le llega un recordatorio por WhatsApp y confirma con un toque.
Errores habituales
- Esperar que lo sepa todo sin configurarla: la IA responde con los datos que le das; si faltan precios o normas del negocio, tomará nota en lugar de responder.
- Olvidar el aviso de IA: usar un sistema que no se presenta como asistente virtual al inicio de la llamada, como exige el artículo 50 del Reglamento de IA.
- No decidir cuándo pasa a una persona: dejar sin definir qué casos van a tu equipo (quejas, presupuestos, urgencias) y a qué teléfono se transfieren.
- No revisar las primeras llamadas: activarla y olvidarse, sin leer las transcripciones y los resúmenes de los primeros días para ajustar las respuestas.
Qué preguntar antes de contratar
- ¿De dónde saca la IA los horarios, precios y huecos que ofrece? — Si no salen de tu sistema, puede ofrecer citas que no existen.
- ¿Dónde se procesan la voz y los datos, y hay transferencias fuera del EEE? — Lo necesitas para tu registro de actividades y el contrato de encargado.
- ¿Puedo activar o desactivar la grabación y la transcripción por separado? — Cada una exige informar al cliente y decidir cuánto tiempo se guarda.
- ¿Qué hace la IA cuando no entiende algo o no tiene la respuesta? — Debe tomar nota y avisarte, no improvisar una respuesta.
Actualizado el 23 de octubre de 2026.