de las reservas en restaurantes españoles terminaron en mesa vacía sin aviso en 2025, frente al 3,6 % de 2024, según los datos de TheFork.
Fuente: TheFork vía Vinetur · Dato de proveedorIA para restaurantes
Tu teléfono suena en plena hora punta. Esa mesa se la queda otro
Centralitia coge el teléfono y el WhatsApp de tu restaurante al primer tono, consulta tu disponibilidad real y apunta la reserva mientras tu equipo sirve mesas. Después la recuerda y, si se cancela, ofrece el hueco a la lista de espera.
Recomendado para restaurantes
Plan Esencial
99 €/mes + IVA · 400 min de voz
- Recepcionista de voz 24/7
- 400 minutos de voz al mes
- WhatsApp y chat web con IA
- Agenda y widget de reservas
Lo que pasa hoy en restaurantes
- En plena comida o cena la sala está llena y nadie puede soltar la bandeja para coger un teléfono que no para de sonar.
- Quien no consigue reservar no deja mensaje: llama al siguiente restaurante de la lista o reserva en otra plataforma en dos minutos.
- Las mesas que no se presentan se descubren a las 21:30, cuando ya no da tiempo a llamar a nadie que estuviera esperando un hueco.
de venta pierdes por cada mesa vacía: 27 € por comensal y 2,9 comensales por reserva. El 55 % de los no-shows se deben a un olvido.
Fuente: TheFork vía ESdiario · Dato de proveedorde no-shows con reconfirmación automática por SMS en una muestra de 9.500 restaurantes de CoverManager; con tarjeta o prepago, la caída fue del 66 %.
Fuente: CoverManager vía ESdiario · Dato de proveedorde los españoles ha cambiado alguna vez de restaurante porque no le cogieron el teléfono, según una encuesta de OpenTable sin fecha publicada.
Fuente: OpenTable vía Funds Society · Dato de proveedorAsí atiende
Una llamada de restaurante, de principio a fin
La recepcionista se presenta, entiende lo que necesita el cliente y actúa en tu agenda mientras habla. Lo que ves marcado en verde es lo que hace en tus sistemas, no solo lo que dice.
- Recepcionista IA
Restaurante Casa Lucía, buenas noches. Soy el asistente virtual del restaurante, una IA, y esta llamada puede grabarse. ¿En qué te ayudo?
- Cliente
Hola, quería reservar mesa para mañana sábado a las nueve y media. Seríamos seis.
- Recepcionista IA
Mañana a las 21:30 tengo mesa para seis en el salón. En terraza solo queda hueco a las 22:15. ¿Qué prefieres?
- Cliente
El salón a las nueve y media. Una de las personas es celíaca, ¿lo podéis tener en cuenta?
- Recepcionista IA
Lo anoto en la reserva para que cocina lo sepa. En sala te indicarán qué platos de la carta son sin gluten.
- Cliente
Perfecto. Ponla a nombre de Javier Romero, por favor.
- Recepcionista IA
Hecho, Javier: sábado a las 21:30, salón, seis personas, una celíaca. Te mando la confirmación por WhatsApp a este número.
Reserva creada · sáb 21:30 · 6 personas · salón · nota: celiaquía - Cliente
Genial. Y si al final somos cinco, ¿tengo que volver a llamar?
- Recepcionista IA
No hace falta. Mañana a mediodía te llega un recordatorio: confirmas o cancelas con un toque, o respondes al mensaje para cambiar el número.
Recordatorio programado · sáb 12:00 · WhatsApp - Cliente
Muy bien, pues así lo dejamos. Muchas gracias por todo.
- Recepcionista IA
Gracias a ti, Javier. Mesa confirmada para seis mañana a las 21:30. Buenas noches.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
Qué hace por tu negocio
Reservas en plena hora punta
Cuando la sala está llena, la IA coge la llamada al primer tono en lugar de dejarla sonar. Consulta tus turnos y la capacidad libre, propone otra hora si la pedida está completa y deja la reserva creada con nombre, teléfono y número de comensales. Tu equipo no suelta la bandeja y el cliente cuelga con su mesa confirmada por WhatsApp. Si pregunta por la carta, el horario o el aparcamiento, responde con los datos que nos hayas dado.
Grupos, eventos y alérgenos
Una reserva de grupo necesita más que una hora: menú cerrado, trona, tarta de cumpleaños, intolerancias. La IA pregunta lo que tú le indiques para cada caso, registra los alérgenos en la nota de la reserva y avisa al encargado con un resumen. Si el grupo supera el tamaño que aceptas por teléfono o pide un reservado, toma los datos y pasa la solicitud a tu equipo para que cierre condiciones, menú y precio con el cliente.
Cambios y cancelaciones
Quien llama para mover la hora o cambiar el número de comensales lo resuelve en la misma llamada o por WhatsApp. La IA reconoce al cliente por su número, encuentra su reserva y la pasa a otro hueco libre sin que nadie de sala intervenga. Si cancela, la mesa se libera al momento en tu agenda y se ofrece a quien esté en lista de espera. No tienes que tachar nada en el libro ni devolver llamadas al día siguiente.
Recordatorio y reconfirmación
Antes de cada servicio, la IA envía un recordatorio por WhatsApp, SMS o email con la antelación que elijas. El cliente confirma o cancela con un toque y tú ves el estado de cada mesa en el panel antes de abrir. Respeta un horario de silencio y la baja voluntaria de quien no quiera mensajes. CoverManager midió en su muestra un 21 % menos de no-shows con reconfirmación automática por SMS.
Lista de espera que se mueve sola
Si el sábado a las 21:30 está completo, la IA no se limita a decir que no: ofrece otra hora y, si el cliente prefiere esperar, lo apunta en lista de espera con su teléfono y el tamaño de la mesa. Cuando alguien cancela, avisa por orden a los apuntados y el primero que confirma se queda el hueco. Así una cancelación de última hora deja de ser una mesa vacía en pleno servicio.
Casos de uso
Cada tarea, paso a paso
El flujo completo, el guion de la conversación y lo que necesita para funcionar en restaurantes.
Atender cuando comunica
La segunda llamada del sábado también se convierte en mesa
Ver el casoReservar por WhatsApp
Las reservas por WhatsApp se cierran solas, también en pleno servicio
Ver el casoAtender llamadas fuera de horario
A las 11 de la mañana el teléfono ya reserva para esta noche
Ver el casoGestionar grupos y eventos
La comida de empresa de 20 personas llega al encargado con todos los datos
Ver el casoGestionar cambios y cancelaciones
Un cambio de hora ya no pasa por la sala
Ver el caso¿Cuánto se te escapa por el teléfono?
Valores por defecto para restaurantes. Cámbialos por los tuyos.
Lo que se te escapa al mes
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Valor por defecto: mesa media (27 € × 2,9 comensales)
Ticket: 27 € por comensal × 2,9 comensales ≈ 78 € por reserva (TheFork, 2025). Llamadas, pérdida y conversión son estimaciones prudentes nuestras: las cifras de Bookline equivalen a unas 22 llamadas diarias por local y no hay estudio español de llamadas perdidas. Cambia los valores por los tuyos.
Escucha cómo lo resuelveEn todos tus canales
- Teléfono
Atiende las llamadas de reserva en tu número de siempre, con desvío cuando comunica, cuando no contestas o siempre.
- WhatsApp
Reserva, cambia y cancela por WhatsApp Business y envía la confirmación con hora, comensales y dirección.
- Chat web
El widget de reservas y el chat se pegan en tu web con una línea de código, también en WordPress o Wix.
- Recordatorios
Recuerda cada reserva antes del servicio y ofrece la mesa liberada a la lista de espera.
Con el software que ya usas
| Programa | Cómo se conecta |
|---|---|
| Agenda de Centralitia | IncluidaTurnos, capacidad por franja y lista de espera, sin otro programa. |
| WhatsApp Business | IncluidaReservas, confirmaciones y recordatorios desde el número del restaurante. |
| API REST y webhooks | IncluidaEnvía cada reserva o cancelación a tu TPV o a tus hojas de cálculo. |
| TheFork Manager | A medidaPor API o conectores; lo confirmamos en el alta. |
| CoverManager | A medidaPor API o conectores; lo confirmamos en el alta. |
| Zenchef | A medidaPor API o conectores; lo confirmamos en el alta. |
Reservas, alérgenos y aviso de IA
Al inicio de cada llamada la IA avisa de que es un asistente virtual e informa sobre protección de datos, como pide el artículo 50 del Reglamento europeo de IA. Solo recoge lo necesario para la reserva: nombre, teléfono, comensales y, si el cliente lo cuenta, alergias o intolerancias. Estas últimas son datos de salud según el RGPD, así que quedan solo en la nota de la reserva. La grabación es opcional y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento. La web y la base de datos están en servidores propios en España; la voz la procesa Telnyx, que puede tratar datos fuera del EEE con cláusulas contractuales tipo.Lo que nos preguntan desde restaurantes
Pregúntanos lo que sea¿Se integra con TheFork, CoverManager o Zenchef y respeta mis turnos?
Centralitia trae su propia agenda de reservas con turnos y capacidad por franja, y funciona sin otro programa. Si ya trabajas con TheFork Manager, CoverManager o Zenchef, la conexión se hace por API REST, webhooks o conectores, y la confirmamos contigo en el alta según lo que permita cada programa. En los dos casos la IA solo confirma huecos que existen en tu sistema: si un turno está completo, propone otra hora o apunta al cliente en lista de espera.
¿Qué hace en hora punta cuando comunica o nadie coge?
Configuras el desvío en tu operador para que la llamada pase a la IA siempre, solo cuando comunica o solo cuando no contestas en unos segundos. Así decides si el teléfono suena primero en sala o lo coge directamente la IA durante el servicio. Fuera de horario atiende igual: reserva para otro día, responde dudas sobre horario y carta, y te deja en el panel un resumen de cada llamada con su motivo.
¿Puede pedir señal o tarjeta para reservas grandes?
La IA no toma números de tarjeta por teléfono. Si tu sistema de reservas o tu pasarela genera un enlace de pago o de garantía, la IA puede enviarlo por WhatsApp o email al cerrar la reserva; cómo se conecta con tu herramienta lo revisamos en el alta, sin dar por hecho que sea posible en todos los casos. Si no tienes ese enlace, deja la reserva pendiente y avisa a tu equipo para que la confirme.
¿Cuánto cuesta y qué plan necesita un restaurante?
Para un restaurante con un número, el plan Esencial cuesta 99 €/mes + IVA e incluye 400 minutos de voz. Si tienes mucho volumen o varios profesionales al teléfono, el Profesional cuesta 199 €/mes + IVA con 1.000 minutos. El alta es gratis, no hay permanencia y el minuto adicional cuesta 0,25 €; te avisamos al llegar al 80 % del consumo. Con 78 € de venta media por mesa, según TheFork, dos reservas recuperadas al mes cubren el plan Esencial.
¿Atiende en inglés o catalán a turistas?
La IA habla castellano de serie, con voz natural y sin menús de «pulse 1». El catalán, el inglés y otros idiomas se activan bajo petición: lo hablamos en el alta según tu clientela y lo probáis antes de activar el desvío. Las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp usan los textos que tú apruebes, así que puedes revisarlos antes de que salgan a tus clientes.
Guía 2026 Guía 2026: cómo gestionar las reservas por teléfono y WhatsApp en un restaurante Una guía práctica para dueños y encargados de sala: cuándo y por qué llama el cliente, cuánto cuesta no cogerlo, qué soluciones existen con sus pros y contras, qué puede hacer una recepcionista con IA y qué dice la normativa. Leer la guía