Reservar por WhatsApp · Restaurante

Las reservas por WhatsApp se cierran solas, también en pleno servicio

Centralitia contesta en el WhatsApp Business de tu restaurante, pregunta día, hora y comensales, propone los huecos que caben en tu agenda y crea la reserva. Tu equipo deja de teclear entre plato y plato y ve cada mesa nueva en el panel.

Habla con la recepcionista Pide una demo

71 %

de los españoles usa el smartphone para reservar restaurante, según una encuesta de OpenTable recogida en prensa sin fecha ni metodología publicadas.

Fuente: OpenTable vía Funds Society · dato de proveedor

Lo que pasa hoy

Jueves, 20:50. En el móvil del restaurante hay seis conversaciones de WhatsApp a medias: una pregunta si queda sitio el sábado, otra manda un audio, otra pide cambiar una hora. Quien lleva el móvil está sirviendo y contesta cuando puede, a veces al día siguiente. Para entonces el cliente ya ha reservado en otro sitio. Con la IA en el WhatsApp Business, cada mensaje recibe respuesta al momento con la disponibilidad real: la reserva queda creada, el cliente recibe la confirmación en el mismo chat y el equipo solo interviene cuando alguien lo pide o la IA no sabe responder.

Cómo funciona

Paso a paso

Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.

1
Llega el mensaje
Un cliente escribe al WhatsApp Business del restaurante, de texto o de audio. La IA lo lee o lo transcribe y responde en segundos, también fuera de horario.
2
Pide lo que falta
Si el mensaje no trae día, hora o número de personas, la IA lo pregunta en un solo turno y entiende respuestas como «el sábado, cenar, cuatro».
3
Ofrece huecos reales
Consulta tu agenda o tu programa de reservas y propone las horas con mesa para ese tamaño. Si no hay, ofrece otra hora o lista de espera.
4
Crea y confirma
Cuando el cliente elige, la reserva queda registrada con nombre y teléfono y la confirmación sale en el mismo chat con hora, comensales y dirección.
!
Si pide una persona
Si el cliente pregunta por un reservado, un menú cerrado o algo que no está cargado, la IA toma nota, avisa a tu equipo y responde que le confirmaréis.

Guion

Así suena

Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.

Habla con ella ahora

Ejemplo de conversación Reserva por WhatsApp con un audio de por medio Jueves, 20:52. El cliente escribe al WhatsApp Business del restaurante.

Cliente
Hola, ¿tenéis mesa el sábado para cenar?
Recepcionista IA
Hola, soy el asistente virtual de Mar de Fondo. Sí, el sábado hay cena. ¿Para cuántas personas y a qué hora os vendría bien?
Cliente
[Audio] Somos cinco, a eso de las nueve y media o diez.
Recepcionista IA
Para cinco el sábado tengo mesa a las 21:30 en el salón o a las 22:00 en la terraza cubierta. ¿Cuál prefieres?
Cliente
La terraza a las diez.
Recepcionista IA
Perfecto. ¿A qué nombre pongo la reserva?
Cliente
Alberto Núñez.
Recepcionista IA
Listo, Alberto: sábado a las 22:00, cinco personas, terraza cubierta. Si cambia algo, escríbeme aquí mismo.
Reserva creada · sáb 22:00 · 5 personas · terraza cubierta
Cliente
¿Tenéis parking cerca?
Recepcionista IA
El parking público del Muelle está a dos minutos andando y cierra a las 2:00. El restaurante no tiene parking propio.
Cliente
Genial, gracias.
Recepcionista IA
A ti, Alberto. El viernes te llegará un recordatorio para confirmar con un toque. Hasta el sábado.
Recordatorio programado · vie 12:00 · WhatsApp

Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.

Qué necesita para funcionar

Agenda o programa

Con la agenda de Centralitia incluida, la IA reserva directamente en tus turnos y capacidad. Si trabajas con TheFork Manager, CoverManager o Zenchef, se conecta por API para leer disponibilidad y escribir la reserva; lo confirmamos en el alta con cada programa.

Datos del negocio

Turnos y horas de cena y comida, capacidad por zona, tamaño máximo de reserva por WhatsApp, política de reservas de grupo, dirección, parking y las respuestas a las preguntas frecuentes. También el texto de confirmación y de recordatorio que quieres que salga.

Canal

Una cuenta de WhatsApp Business con el número del restaurante, que conectamos en el alta. Los audios se transcriben para responderlos. Puedes dejar el teléfono como está o sumar el desvío de voz para que la IA atienda también las llamadas.

Software habitual en restaurantes: Agenda de Centralitia · TheFork · CoverManager · Zenchef

Preguntas sobre whatsapp en restaurantes

Pregúntanos lo que sea

¿Puedo seguir usando el mismo WhatsApp del restaurante yo también?

Sí. El número sigue siendo el tuyo y tu equipo puede entrar en cualquier conversación desde el panel: ve lo que ha respondido la IA y escribe cuando quiera. Cuando una persona interviene, la IA se aparta en ese chat hasta que se lo devuelvas. Si usas la app de WhatsApp Business en el móvil, en el alta vemos cómo convivir con la conexión por API para que no haya dos respuestas a la vez.

¿Entiende audios y mensajes mal escritos?

Los audios se transcriben y la IA responde a su contenido como si fuera texto. Las abreviaturas, faltas o frases coloquiales como «pa 4 el sab noche» las interpreta sin problema. Si un audio es inaudible o el mensaje no se entiende, pide que lo repita o lo escriba. Si llega una foto o un documento, no lo interpreta: avisa a tu equipo para que lo revise.

¿Puede limitar lo que reserva por WhatsApp?

Sí. Puedes fijar un tamaño máximo de mesa que la IA confirma sola, por ejemplo hasta ocho personas, y que a partir de ahí recoja los datos y los pase a tu equipo. También puedes bloquear franjas, reservar parte de la capacidad para quien venga sin reserva o cerrar las reservas por WhatsApp para fechas señaladas. Esas reglas se aplican desde el momento en que las cambias.

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