Reservar por WhatsApp · Hotel
Cada vez más huéspedes escriben antes de llamar. Centralitia atiende el WhatsApp Business del hotel: pregunta fechas y personas, ofrece habitaciones y tarifas que existen en tu sistema, registra la reserva y envía el enlace de pago de tu motor en el mismo chat.
de los españoles usa el smartphone para reservar restaurante, según OpenTable; no hay cifra pública equivalente para hoteles, así que se usa como dato más cercano.
Fuente: OpenTable vía Funds Society · dato de proveedorJueves, 18:40. En el móvil de recepción se acumulan mensajes de WhatsApp: «¿tenéis algo del 3 al 6?», «¿cuánto la familiar en agosto?», una captura de una agencia online con «¿me lo igualáis?». El recepcionista los contesta entre check-in y check-in, a veces horas después, y algunas conversaciones mueren sin reserva. Con la IA en el WhatsApp del hotel, cada mensaje recibe en segundos la disponibilidad y la tarifa de tu sistema, la reserva queda registrada y el pago se hace por el enlace de tu motor, con recepción interviniendo solo cuando hay que negociar o decidir.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
Texto o audio al WhatsApp Business del hotel. La IA responde al momento, de día y de noche, y pide las fechas y el número de personas si faltan.
Con el PMS conectado busca habitaciones libres y tarifas para esas fechas; sin conexión, usa las tarifas cargadas y lo registra como solicitud.
Ofrece una o dos opciones con precio total de la estancia. Cuando el cliente elige, crea la prerreserva con nombre, teléfono y peticiones.
Envía en el chat el enlace de pago o garantía que genera tu motor de reservas o pasarela. Nunca pide la tarjeta en la conversación.
Al completarse el pago, envía la confirmación y programa el aviso previo a la llegada con check-in, dirección y parking.
Si el cliente pide igualar un precio, una factura a empresa o algo no cargado, la IA toma nota y avisa a recepción, que continúa la conversación desde el panel.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Hola, ¿tenéis habitación del 3 al 6 de julio para dos adultos y un bebé?
Soy el asistente virtual del hotel. Del 3 al 6 de julio queda una doble superior con cuna a 128 € la noche, desayuno incluido.
Me interesa. ¿La cuna tiene coste?
La cuna es gratuita, solo hay que indicarla al reservar. El total de las tres noches serían 384 €. ¿Te la reservo?
Sí. A nombre de Irene Vidal.
Perfecto, Irene: 3 al 6 de julio, doble superior con cuna, 384 €. Te envío el enlace de pago seguro del hotel para garantizarla.
Prerreserva registrada · 3–6 jul · doble superior + cuna · 384 €¿Puedo pagar al llegar?
Para esas fechas el hotel pide garantía por el enlace; el cargo sigue la política de cancelación, que puedes leer en el propio enlace.
Vale, ya lo he pagado.
Recibido. Tu reserva está confirmada; te llega la confirmación aquí mismo y, unos días antes, las indicaciones para llegar. Gracias, Irene.
Reserva confirmada · pago recibido por el motor · confirmación enviada por WhatsAppConversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
Con Cloudbeds, Mews o tu motor de reservas conectados por API, la IA consulta disponibilidad y tarifas en vivo y deja la reserva en tu sistema; lo confirmamos en el alta. Sin conexión, registra la solicitud en la agenda de Centralitia y recepción la confirma.
Tipos de habitación y ocupación máxima, tarifas por temporada si no hay PMS, política de garantía y cancelación, suplementos de cuna, mascota o parking, y las preguntas que la IA debe pasar a recepción, como tarifas de grupo o igualar precios de agencias.
Cuenta de WhatsApp Business con el número del hotel conectada en el alta. El enlace de pago lo genera tu motor o pasarela y la IA lo envía en el chat. Recepción puede entrar en cualquier conversación desde el panel.
Software habitual en hoteles: Agenda de Centralitia · Cloudbeds · Mews · WhatsApp Business
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