Atender llamadas fuera de horario · Hotel
Cuando el turno de noche no existe o la recepcionista está sola con el mostrador, Centralitia atiende el teléfono del hotel con tu número: recoge solicitudes de reserva con fechas y habitación, responde a huéspedes alojados y pasa lo urgente al móvil de guardia.
llamadas al día por establecimiento: estimación propia a partir del millón de llamadas mensuales que un proveedor declara gestionar para unos 1.500 restaurantes y alojamientos.
Fuente: Bookline vía Merca2 (cálculo propio) · estimaciónDomingo, 00:20. El hotel tiene 28 habitaciones y la recepción cierra a las 23:00; a partir de ahí, el teléfono salta a un buzón que nadie escucha hasta las 8:00. Esa noche llaman una pareja que llega tarde y no encuentra la entrada, un huésped que pregunta por el desayuno y una persona que quiere reservar tres noches del puente. Con la IA, las tres llamadas se atienden: la pareja recibe las instrucciones de acceso nocturno, el huésped su respuesta y la reserva del puente queda registrada con el enlace de pago enviado, sin que nadie pierda el sueño.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
Tu operador o tu centralita desvía las llamadas a Centralitia en la franja sin recepción. La IA contesta con el nombre del hotel y se presenta como asistente virtual.
Reserva nueva, huésped alojado, llegada tardía o incidencia. Para cada uno aplica lo que tú le hayas indicado.
Con el PMS conectado, consulta disponibilidad y tarifa y registra la prerreserva; si no, recoge fechas, huéspedes y tipo de habitación como solicitud pendiente.
Si la reserva necesita garantía, envía por WhatsApp o email el enlace del motor de reservas o de tu pasarela. No pide ni anota números de tarjeta.
Incidencias y urgencias se transfieren al móvil de guardia con un resumen; si no contesta en los segundos fijados, la IA toma el mensaje y lo marca en el panel.
Si el huésped insiste en hablar con alguien y no hay guardia configurada, la IA explica el horario de recepción, toma nota y promete la llamada de vuelta por la mañana.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Hotel Mirador del Puerto, buenas noches. Soy el asistente virtual del hotel, una IA. ¿En qué puedo ayudarte?
Hola, tenemos reserva para hoy y acabamos de llegar, pero la puerta está cerrada.
¿Me dices el nombre de la reserva, por favor?
Pablo Serrano.
Te tengo, Pablo: doble con vistas, dos noches. La entrada nocturna es la puerta lateral de la calle Marina; te envío el código por WhatsApp.
WhatsApp enviado · instrucciones de acceso nocturno · reserva de Pablo SerranoYa lo veo, gracias. Y una cosa: ¿podríamos quedarnos también el puente de diciembre, del 5 al 8?
Del 5 al 8 de diciembre queda una doble estándar a 95 € la noche con desayuno. ¿Te la reservo a tu nombre?
Sí, perfecto.
Hecho. Para garantizarla te envío el enlace de pago seguro del hotel por WhatsApp; por teléfono no tomamos tarjetas.
Prerreserva registrada · 5–8 dic · doble estándar · enlace de pago enviadoMuy bien. ¿Hasta qué hora es el desayuno mañana?
Los domingos el desayuno es de 8:00 a 11:00 en la planta baja. Que descanséis, Pablo.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia registra solicitudes y prerreservas si todavía no conectas tu PMS. Con Cloudbeds o Mews conectados por API, la IA consulta disponibilidad y tarifas en vivo y deja la prerreserva en el sistema; lo confirmamos en el alta.
Horario de recepción, instrucciones de acceso nocturno, horarios de desayuno y servicios, tipos de habitación y tarifas vigentes, política de mascotas y cancelación, y el móvil de guardia con los casos que debe recibir.
Desvío de voz programado por horario desde tu operador o conexión SIP con la centralita del hotel. WhatsApp Business o email para enviar instrucciones, confirmaciones y el enlace de pago del motor de reservas.
Software habitual en hoteles: Agenda de Centralitia · Cloudbeds · Mews · WhatsApp Business
Reserva una demo de 30 minutos
Elige día y hora. Te mandamos la invitación por email.
Ahora mismo no quedan huecos libres. Usa «Escríbenos» y te proponemos una hora.
Demo reservada:
Te hemos enviado la invitación por email (mira también en spam). Si no puedes, responde a ese email y la cambiamos.
Cuéntanos qué necesitas
Te escribimos en menos de 24 horas laborables.
También por WhatsAppla demo de voz