Atender llamadas fuera de horario · Inmobiliaria y administración de fincas
Los interesados miran portales cuando salen del trabajo, y los vecinos llaman cuando se rompe algo. Centralitia atiende a cualquier hora: responde con tus fichas, agenda visitas en la agenda del agente y registra incidencias para el lunes o para la guardia.
tardaron de media los agentes en responder una consulta en un estudio de Homeflow en Reino Unido (2023), contando solo horas de oficina. No hay estudio equivalente en España.
Fuente: Homeflow vía Estate Agent Today · dato internacionalLa oficina cierra a las 19:00 y el viernes a mediodía, pero el teléfono no lo sabe. Quien busca piso llama cuando puede: por la noche, el sábado por la mañana, el domingo por la tarde. En administración de fincas, las llamadas de fuera de horario son otras: una farola del garaje fundida, un portero que no funciona, un vecino que pregunta por la fecha de la junta. Un contestador no responde ni a unos ni a otros. Centralitia atiende las dos clases de llamada con la información que cargues y deja cada una resuelta, agendada o anotada en el panel para cuando abras.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
A partir de la hora de cierre que definas, o siempre que nadie conteste, el desvío lleva la llamada a la IA, que se presenta como asistente virtual del despacho.
Distingue si llama un interesado por un anuncio, un propietario que quiere vender o alquilar, o un vecino de una comunidad con una consulta o una incidencia.
Responde con la ficha del inmueble, cualifica con tus preguntas y ofrece visita en los huecos libres del agente para la semana siguiente. Confirma por WhatsApp.
Registra la incidencia con comunidad, portal y tipo de avería, o responde a la consulta con los datos de esa comunidad que tengas cargados, como la fecha de la junta.
Cada llamada queda en el panel con resumen y motivo. Las incidencias no urgentes esperan al lunes; las visitas ya están en la agenda del agente.
Si detecta una urgencia según tus reglas, pasa al móvil de guardia. Si el cliente pide hablar con alguien y no es hora, toma el mensaje y la franja para devolverle la llamada.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Pisos del Norte, buenas tardes. Soy la asistente virtual de la agencia, una IA. La oficina está cerrada, pero puedo ayudarte. ¿Qué necesitas?
Tengo un piso en la calle Mayor que se me queda vacío en marzo y quiero alquilarlo. ¿Lo gestionáis vosotros?
Sí, la agencia gestiona alquileres completos. ¿Me cuentas cómo es el piso? Habitaciones, si tiene ascensor y si está amueblado.
Tres habitaciones, con ascensor, sin amueblar. Está en buen estado, lo reformamos hace cinco años.
Gracias. Para proponerte un precio, una persona del equipo tendría que verlo. ¿Te va bien una visita de valoración la semana que viene?
Sí. Por las mañanas me viene mejor, soy Teresa Alonso.
Marina, que lleva alquileres, tiene el martes a las 10:00 o el jueves a las 11:30 libres. ¿Cuál prefieres?
El martes a las diez. ¿Qué os cobráis por gestionar el alquiler?
Los honorarios te los explica Marina en la visita según el servicio que elijas; no tengo una cifra cerrada. Te dejo la visita reservada.
Visita de valoración · mar 10:00 · C/ Mayor, 3 hab. · MarinaDe acuerdo. ¿Me mandáis algo para que no se me olvide?
Te llega ahora un WhatsApp con el día, la hora y el teléfono de Marina. Ella recibe tu ficha el lunes a primera hora.
WhatsApp enviado · lead de captación registrado · resumen a MarinaEstupendo, gracias. Hasta el martes.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
Agenda de Centralitia incluida, con calendario por agente y registro de incidencias por comunidad. Para que las visitas y los leads entren en Inmovilla, Witei, HubSpot o Zoho, o se sincronicen con Google Calendar u Outlook, se conecta por API o conectores; lo confirmamos en el alta.
Horario de la oficina y qué puede agendar la IA fuera de él. Fichas de los inmuebles y preguntas de cualificación. Para fincas, la lista de comunidades con portal, datos básicos (junta, gremios habituales) y qué cuenta como urgente. Qué decir cuando preguntan por honorarios.
Desvío del número de la oficina y de los anuncios desde tu operador según horario, o conexión SIP. WhatsApp Business para confirmar visitas y avisar al equipo. El chat de la web atiende las mismas consultas de noche. Las llamadas de fuera de horario quedan listadas en el panel para el lunes.
Software habitual en inmobiliarias y administradores de fincas: Outlook y Microsoft 365 · Agenda de Centralitia · HubSpot · Zoho CRM
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