Priorizar urgencias · Inmobiliaria y administración de fincas
Para un administrador de fincas no todas las incidencias valen lo mismo. Centralitia pregunta qué pasa, en qué comunidad y si hay riesgo, y según tus reglas avisa al gremio de guardia, transfiere al móvil del despacho o deja el aviso para primera hora.
movió el mantenimiento y la reparación de ascensores en España en 2024, el 76 % del mercado de elevación. Es la avería de comunidad que más llamadas de urgencia genera; no hay cifra española de incidencias por finca.
Fuente: Informa/Alimarket 2025Un ascensor parado con alguien dentro, una fuga que cae al piso de abajo o un portal sin luz no esperan al horario del despacho. Pero la misma noche entran llamadas por una bombilla fundida o por el ruido de un vecino. Cuando todas suenan en el mismo móvil de guardia, el administrador acaba atendiendo lo que no era urgente a las once de la noche. Centralitia clasifica cada incidencia con las reglas que tú defines por tipo de avería: para las urgentes avisa al gremio de guardia de esa comunidad y mantiene informados a los vecinos que llamen después; para el resto, registra y espera al lunes.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
El vecino llama al número del despacho, en horario o fuera de él. La IA se presenta como asistente virtual e identifica la comunidad y el portal por lo que cuente.
Pregunta el tipo de incidencia y lo necesario para valorar la urgencia: si hay alguien atrapado, si el agua sigue saliendo, si afecta a más de una vivienda. Sin diagnosticar.
Cruza el tipo de avería con la lista de urgentes que definiste: ascensor con persona dentro, fuga activa, sin luz general, puerta de garaje bloqueada. El resto es no urgente.
Llama o envía WhatsApp al gremio de guardia de esa comunidad (ascensorista, fontanero, electricista) con dirección y descripción, y avisa al móvil del despacho si lo indicas.
Si otros vecinos llaman por la misma avería, les dice que está comunicada y a quién, sin que el despacho repita la explicación. La incidencia queda abierta en el panel hasta cerrarla.
Si hay riesgo para personas, indica llamar al 112 antes de nada. Si el vecino pide hablar con el administrador, transfiere al móvil de guardia o toma el mensaje si no contesta.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Administraciones Vilar, buenas noches. Soy el asistente virtual del despacho, una IA. ¿De qué comunidad llamas y qué ocurre?
De Ronda de Levante 14. Está cayendo agua del techo del rellano del segundo y no para.
Entendido. ¿Sabes si viene del piso de arriba o de una tubería de la comunidad? ¿Y está llegando a alguna vivienda?
Del tercero no contesta nadie, creo que están fuera. Y en mi puerta ya hay un charco.
Lo trato como urgente. Aviso ahora mismo al fontanero de guardia de vuestra comunidad para que vaya esta noche. ¿Me dices tu nombre y piso?
Soy Antonio Mena, del segundo B. ¿Van a tardar mucho?
Le he enviado el aviso con la dirección y lo que me cuentas. Si en unos minutos no confirma, le llamo. Te escribiré por WhatsApp con lo que diga.
Incidencia urgente · Ronda de Levante 14 · fuga en rellano 2.º · aviso a Fontanería Vela (guardia)Vale. ¿Puedo cerrar la llave general de la escalera o mejor no toco nada?
Eso lo decide el fontanero cuando llegue; mientras tanto, si el agua se acerca a enchufes o luces, no los toques. Si ves riesgo para alguien, llama al 112.
Fontanería Vela confirma por WhatsApp: «Salgo ahora, llego en 25 minutos».
Gremio confirmado · llegada estimada 25 min · aviso al móvil de guardia del despachoAntonio, el fontanero llega en unos 25 minutos. El administrador tiene el aviso para mañana a primera hora. ¿Necesitas algo más?
WhatsApp enviado al vecino · incidencia abierta en el panelNo, con eso me quedo tranquilo. Gracias.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
El registro de incidencias de Centralitia va incluido: cada una con comunidad, tipo, urgencia, gremio avisado y estado. Si usas un programa de fincas o un CRM como Zoho y quieres que las incidencias entren ahí, se conecta por API o conectores; lo confirmamos en el alta.
La lista de comunidades con dirección y portales. Para cada una, los gremios de guardia por tipo de avería (ascensor, fontanería, electricidad, cerrajería) con su teléfono. Las reglas de qué es urgente y qué no, el móvil de guardia del despacho y el texto que quieres que oigan los vecinos cuando una avería ya está comunicada.
Teléfono del despacho con desvío fuera de horario o cuando nadie contesta. WhatsApp Business o llamada automática para avisar al gremio y al móvil de guardia, y WhatsApp o SMS para informar al vecino. El panel muestra las incidencias abiertas y quién las tiene asignadas.
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