Atender llamadas fuera de horario · Abogados y gestoría
Quien busca abogado llama cuando sale del trabajo o cuando el problema acaba de pasar. Centralitia contesta a esa hora, identifica la materia y la urgencia sin entrar en los hechos, agenda la primera consulta y te deja la ficha lista para la mañana.
de los despachos de EE. UU. contestó la llamada de un cliente potencial en el estudio de Clio de 2024, frente al 56 % de 2019. No hay estudio equivalente en España.
Fuente: Clio Legal Trends 2024 vía Oklahoma Bar Journal · dato internacionalUn despacho pequeño cierra a las 18:00 y los viernes a mediodía. Pero el despido se comunica a las 17:30, la carta del banco se abre al llegar a casa y la discusión por la herencia es en la cena del domingo. Esas personas llaman al primer despacho que les sale en el buscador y, si no contestan, al segundo. Centralitia atiende esas llamadas con una regla clara: no pide el relato de los hechos. Pregunta solo la materia, si hay una fecha o un plazo que lo haga urgente y cómo localizar al cliente. Con eso agenda la primera consulta en tu agenda o deja la ficha para que decidas por la mañana.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
A partir de la hora de cierre que fijes, el desvío lleva la llamada a la IA, que se presenta como asistente virtual del despacho y avisa del tratamiento confidencial de los datos.
Pregunta de qué tipo de asunto se trata: laboral, familia, herencias, penal, fiscal, extranjería. Si el cliente empieza a contar detalles, lo reconduce con amabilidad.
Comprueba si hay un plazo o fecha próxima: una vista, un requerimiento con fecha, una detención. Marca la ficha como urgente solo si encaja con lo que definiste.
Ofrece primera consulta en los huecos del profesional que lleva esa materia y la reserva, o, si prefieres revisar antes, deja la ficha con contacto y franja para devolver la llamada.
Envía por WhatsApp o SMS la hora, la dirección y la documentación general que conviene traer para esa materia, sin preguntar nada del caso.
Si es urgente según tus reglas, transfiere al móvil del abogado de guardia con un resumen. Si no contesta o el cliente pide hablar ya con alguien, toma el mensaje y avisa al momento.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Bufete Lagos, buenas tardes. Soy la asistente virtual del despacho, una IA, y tus datos se tratan de forma confidencial. ¿En qué te ayudo?
Hola. Mi padre falleció hace un mes y mis hermanos y yo no nos ponemos de acuerdo con el piso. Mi hermano mayor dice que...
Te acompaño en el sentimiento. Los detalles mejor los hablas directamente con el abogado. Para organizarlo, ¿es un asunto de herencia?
Sí, de herencia. No hay testamento, o al menos no lo hemos encontrado.
Anotado como herencia. ¿Tenéis alguna fecha próxima, como una citación o un plazo que venza estos días?
No, ninguna fecha. Pero quiero resolverlo cuanto antes.
Entiendo. Álvaro Lagos lleva sucesiones y tiene primera consulta el lunes a las 12:00 o el martes a las 17:30. ¿Te va alguna?
El martes a las cinco y media. Soy Carmen Ruiz, y me podéis llamar a este número.
Reservado, Carmen: martes a las 17:30 con Álvaro Lagos. La primera consulta cuesta 50 € y se descuenta si encargas el asunto.
Cita creada · mar 17:30 · primera consulta · herencias · no urgente¿Tengo que llevar algo?
Para herencias conviene llevar el certificado de defunción y, si lo tenéis, el certificado de últimas voluntades. Te lo envío por WhatsApp con la dirección.
WhatsApp enviado · confirmación, dirección y documentación generalPerfecto, gracias. Hasta el martes.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia va incluida, con calendario por profesional y duración de la primera consulta por materia. Si llevas la agenda en Outlook o Google Calendar, o usas un programa de gestión del despacho o un CRM como Zoho, se conecta por API o conectores; lo confirmamos en el alta.
Las materias que llevas y qué profesional atiende cada una; qué situaciones son urgentes y a qué móvil van; el precio de la primera consulta si es fijo; la documentación general por materia; el horario del despacho y si fuera de él la IA reserva directamente o deja la ficha para revisar.
Teléfono del despacho con desvío por horario desde tu operador o conexión SIP. WhatsApp Business o SMS para la confirmación y la documentación. Grabación desactivada por defecto; la transcripción y el resumen quedan en el panel, por eso la IA evita que el cliente entre en detalles.
Software habitual en despachos de abogados y gestorías: Google Calendar · Outlook y Microsoft 365 · Agenda de Centralitia · HubSpot
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