Recuperar llamadas perdidas · Abogados y gestoría
Sales del juzgado con tres llamadas perdidas y ningún mensaje. Centralitia las habrá atendido: sabes de qué materia es cada una, cuál tiene plazo y en qué franja quiere que le llames. Sin que nadie haya contado su caso a una máquina.
de los despachos de EE. UU. que perdieron la llamada de un cliente potencial la devolvió, según el estudio de Clio de 2024. No hay estudio equivalente en España.
Fuente: Clio Legal Trends 2024 vía Oklahoma Bar Journal · dato internacionalUn abogado que trabaja solo o con un compañero pasa horas sin poder coger el teléfono: en sala, en una reunión con cliente, en una notaría. Las llamadas perdidas se acumulan en el móvil sin nombre y sin motivo, y la mayoría no deja mensaje en el buzón. Al devolverlas, muchas no contestan porque no reconocen el número. Centralitia atiende cada llamada que no puedes coger. No pide los hechos: registra materia, si hay un plazo que la hace urgente, nombre, teléfono y la franja en la que el cliente prefiere que le llames. La ficha llega a tu WhatsApp y al panel, ordenada por urgencia.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
El desvío salta si el móvil o el despacho comunican o nadie contesta en los segundos que fijes. La IA se presenta como asistente virtual y avisa del tratamiento confidencial.
Reconoce a los clientes actuales por su número y les toma el recado con el motivo general y la franja de contacto. A los nuevos les pregunta la materia, sin entrar en el caso.
Pregunta si hay una fecha o un plazo próximo. Marca la ficha como urgente según tus reglas: citación en días, detención, requerimiento que vence.
Guarda la ficha con materia, urgencia, nombre, teléfono y franja de contacto, y te la envía por WhatsApp o email. En el panel queda ordenada por urgencia para cuando salgas.
Llamas con un clic desde el panel sabiendo materia y urgencia. Si el cliente prefería cita, la IA ya la habrá ofrecido en tu agenda en la misma llamada.
Si es urgente, intenta pasar la llamada al móvil de guardia que definas. Si nadie contesta o el cliente pide hablar ya, toma el mensaje y te avisa al momento.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Asesoría Camps, buenos días. Soy el asistente virtual del despacho, una IA, y tus datos se tratan de forma confidencial. ¿En qué te ayudo?
Necesito hablar con el abogado. Me ha llegado una carta del juzgado y no entiendo nada.
Ahora mismo está en una vista. Puedo tomar nota para que te llame. Sin entrar en detalles, ¿es un asunto civil, penal, laboral o de familia?
Creo que civil. Es por una deuda con una empresa de la que ya no me acordaba.
Anotado como civil. ¿La carta indica una fecha o un plazo para responder?
Sí, dice que tengo diez días desde que la recibí, y la recibí el jueves.
Entonces lo marco como urgente para que te llame hoy. ¿Me dices tu nombre y en qué franja te viene mejor?
Ficha creada · civil · urgente (plazo 10 días desde jue) · pendiente de devolverDiego Sanz. Mejor a partir de las dos, que salgo de trabajar.
Perfecto, Diego. Si lo prefieres, también puedo reservarte una primera consulta hoy a las 17:00 con Roberto Camps, por si quiere verte con la carta.
Sí, resérvala. Así llevo la carta y lo ve directamente.
Reservada a las 17:00. Roberto recibe ahora el aviso y te llamará a partir de las 14:00 si necesita algo antes. Te llega la confirmación por WhatsApp.
Cita creada · hoy 17:00 · primera consulta · civil · WhatsApp al abogado con ficha urgenteMuchas gracias, me quedo más tranquilo.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia va incluida para ofrecer primera consulta en la misma llamada. Si quieres que las fichas de contacto entren en tu programa de gestión del despacho o en un CRM como Zoho, o la cita en Outlook o Google Calendar, se conecta por API o conectores; lo confirmamos en el alta.
Las materias que llevas, qué situaciones cuentan como urgentes, el móvil de guardia y los segundos de espera antes de tomar mensaje, la lista de clientes actuales con su profesional, y el texto de reconducción cuando alguien empieza a contar el caso. Grabación desactivada salvo que la actives.
Desvío del fijo del despacho y, si quieres, del móvil profesional cuando comunican o no contestas, o conexión SIP. WhatsApp Business o email para recibir cada ficha al momento. Desde el panel devuelves la llamada con un clic, con la ficha delante.
Software habitual en despachos de abogados y gestorías: Google Calendar · Outlook y Microsoft 365 · Agenda de Centralitia · HubSpot
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