Dar cita previa por teléfono · Abogados y gestoría
Centralitia pregunta la materia, no los hechos, y con eso sabe qué profesional del despacho debe atender y cuánto dura la consulta. Ofrece huecos, reserva, informa del precio si es fijo y envía la confirmación con lo que hay que traer.
de los clientes simulados del estudio de Clio (EE. UU., 2024) no recomendaría el despacho tras una mala primera respuesta a su llamada o consulta. No hay estudio equivalente en España.
Fuente: Clio Legal Trends 2024 vía Oklahoma Bar Journal · dato internacionalEn un despacho con varios profesionales, dar cita por teléfono significa saber quién lleva qué: laboral uno, familia otra, fiscal el gestor. Si contesta quien pasaba por recepción, pregunta de más para orientarse o apunta la cita en la agenda equivocada. Y cada minuto al teléfono es un minuto fuera de un escrito. Centralitia resuelve la cita en la llamada: identifica la materia con una o dos preguntas, consulta la agenda del profesional que la lleva y reserva una primera consulta de la duración que fijes. El cliente recibe hora, dirección y documentación general por WhatsApp, y el día antes, el recordatorio.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
El cliente llama para una primera consulta. La IA se presenta como asistente virtual, avisa del tratamiento confidencial y pregunta de qué tipo de asunto se trata.
Con la materia identificada, elige al profesional que la lleva según la tabla que definiste, y la duración de la primera consulta para esa materia.
Consulta la agenda de ese profesional y propone dos o tres franjas libres, presenciales o por videollamada si ofreces las dos opciones.
Crea la cita en la agenda de Centralitia o, si lo conectamos, en Outlook o Google Calendar. Si la primera consulta tiene precio fijo, lo dice; si no, indica que lo explicará el abogado.
Envía por WhatsApp o SMS la hora, la dirección o el enlace de la videollamada y la documentación general de esa materia. El día antes recuerda la cita.
Si la materia no es de las que lleváis, lo dice con el texto que le des, sin derivar a otros despachos. Si el cliente pide hablar con alguien, transfiere o toma el mensaje.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Despacho Ibáñez, buenos días. Soy el asistente virtual del despacho, una IA, y tus datos se tratan de forma confidencial. ¿En qué te ayudo?
Buenos días. Necesito una cita para un tema de extranjería, de renovar un permiso.
Perfecto, extranjería lo lleva Nadia Ibáñez. ¿Tienes alguna fecha límite cercana para la renovación?
El permiso caduca dentro de dos meses, así que aún hay margen.
Bien. La primera consulta dura 45 minutos y puede ser en el despacho o por videollamada. ¿Qué prefieres?
Por videollamada, que trabajo lejos. Por la tarde, si puede ser.
Nadia tiene el jueves a las 16:30 o el viernes a las 18:00 por videollamada. ¿Cuál te va mejor? Y dime tu nombre.
El jueves a las 16:30. Me llamo Samuel Okoro.
Reservado, Samuel: jueves 16:30 por videollamada con Nadia Ibáñez. La primera consulta cuesta 40 €, que se descuentan si encargas el trámite.
Cita creada · jue 16:30 · primera consulta · extranjería · videollamada · Nadia¿Cómo pago y qué documentos tengo que tener a mano?
El pago te lo explica el despacho en la consulta. Ten a mano el permiso actual y el pasaporte. Te envío el enlace de la videollamada por WhatsApp.
WhatsApp enviado · enlace de videollamada · documentación general · recordatorio programadoMuy bien, gracias. Hasta el jueves.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia va incluida, con calendario por profesional y tipos de consulta con su duración. Si cada abogado lleva su agenda en Outlook o Google Calendar, o el despacho usa un programa de gestión o un CRM como Zoho, se conecta por API o conectores; lo confirmamos en el alta.
La tabla materia a profesional, la duración de la primera consulta por materia, si ofreces videollamada, el precio fijo de la primera consulta o el texto que quieres que diga si no lo hay, la documentación general por materia y el texto para asuntos que no lleváis.
Teléfono del despacho con desvío cuando comunica, nadie contesta o fuera de horario. WhatsApp Business o SMS para la confirmación, el enlace de videollamada y el recordatorio. El chat de tu web puede dar la misma cita con las mismas preguntas y la misma agenda.
Software habitual en despachos de abogados y gestorías: Google Calendar · Outlook y Microsoft 365 · Agenda de Centralitia · HubSpot
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