Gestionar grupos y eventos · Restaurante
Una reserva de grupo no cabe en una llamada de treinta segundos. Centralitia hace las preguntas que tú le marques, registra alérgenos, menú y hora, confirma sola hasta el tamaño que decidas y, por encima, pasa la solicitud a tu equipo para cerrar condiciones.
de las reservas en restaurantes son de grupos de cinco o más comensales, y un proveedor de reservas por voz les atribuye un ticket un 30 % superior.
Fuente: TheFork y Bookline vía ESdiario · dato de proveedorMiércoles, 12:40. Llama la secretaria de una empresa para una comida de Navidad de veinte personas, con dos vegetarianos y un presupuesto cerrado. El encargado está recibiendo mercancía y la llamada se queda en un «te llamamos luego» que nadie apunta. Un grupo así vale más que una mesa normal y cuesta más de cerrar: menú, señal, hora, distribución. Con la IA, la llamada no se pierde: pregunta lo que necesitas saber, deja la solicitud completa y la pasa al encargado con un resumen para que solo tenga que llamar y cerrar.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
En cuanto el cliente dice el número de comensales, la IA aplica tus reglas: hasta el tamaño que fijes reserva sola; por encima, recoge la solicitud.
Fecha y hora, motivo, menú de grupo o carta, alérgenos e intolerancias, trona o accesibilidad, tarta, y presupuesto si tú lo pides.
Explica lo que tú hayas cargado: menús de grupo y precio, antelación mínima, señal y política de cancelación. No improvisa condiciones.
Deja la solicitud con todos los datos en tu agenda como pendiente y envía al encargado un resumen por WhatsApp o email para que la cierre.
Envía por WhatsApp un resumen de lo recogido y le indica que el restaurante le confirmará. Si tienes enlace de señal, lo envía cuando tu equipo lo apruebe.
Si quiere negociar menú o precio, la IA transfiere al encargado si está disponible; si no, programa una llamada de vuelta y lo deja anotado.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Restaurante La Bodeguilla, buenos días. Soy el asistente virtual del restaurante, una IA. ¿Qué necesitas?
Hola, quería organizar la comida de Navidad de la oficina. Seríamos unas veinte personas, el viernes 19 de diciembre.
Para veinte personas la reserva la cierra el encargado contigo; yo recojo ahora los datos para que te llame. ¿A qué hora queréis comer?
A las dos y media. ¿Tenéis menús de grupo?
Sí, dos menús de grupo: 38 € y 52 €, ambos con bebida y café. ¿Alguna alergia o dieta especial que deba anotar para cocina?
Sí, dos vegetarianos y una persona alérgica a los frutos secos.
Anotado: dos vegetarianos y una alergia a frutos secos. ¿Queréis el salón privado? Para veinte personas cabe y se reserva con señal.
Solicitud de grupo · 19 dic 14:30 · 20 personas · 2 veg · alergia frutos secosEl privado sí. ¿Cuánto es la señal?
Son 10 € por persona, con un enlace de pago que te enviará el encargado. ¿A qué nombre y teléfono dejo la solicitud?
Elena Prats, este mismo número.
Perfecto, Elena. Le paso la solicitud al encargado para que te llame hoy y cierre menú y señal. Te envío el resumen por WhatsApp.
Aviso al encargado · solicitud de grupo pendiente · llamar a Elena PratsConversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia guarda la solicitud como pendiente hasta que tu equipo la confirma y bloquea el salón. Si gestionas grupos en CoverManager, TheFork Manager o Zenchef, la IA puede crear allí la solicitud por API; lo confirmamos en el alta.
Tamaño a partir del cual una reserva es de grupo, menús de grupo con precio, salones o reservados y su capacidad, señal y política de cancelación, antelación mínima, y la lista de preguntas que quieres que haga: alérgenos, tarta, tronas, accesibilidad, facturación.
Teléfono con desvío y WhatsApp Business. El resumen para el encargado llega por WhatsApp o email al momento. El enlace de señal lo genera tu pasarela o tu programa de reservas y la IA lo envía por WhatsApp cuando tu equipo lo aprueba.
Software habitual en restaurantes: Agenda de Centralitia · TheFork · CoverManager · Zenchef
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