Atender cuando comunica · Restaurante

La segunda llamada del sábado también se convierte en mesa

Cuando tu equipo está al teléfono con un cliente y entra otra llamada, tu operador la desvía a Centralitia en el mismo tono. La IA consulta la disponibilidad real de tu agenda y apunta la reserva sin que nadie en sala se entere hasta verla en el panel.

Habla con la recepcionista Pide una demo

14–16 h y 21–23 h

son las franjas en las que se concentran las llamadas de reserva, justo cuando la sala está llena, según un proveedor de telefonía con IA para restaurantes.

Fuente: Fonio (proveedor) · dato de proveedor

Lo que pasa hoy

Sábado, 14:20. El encargado está anotando una reserva por teléfono y, mientras tanto, entra una segunda llamada. Comunica. Quien llama cuelga a los dos tonos y marca el siguiente restaurante de la búsqueda. El libro del sábado se cierra con un hueco que pudo llenarse. Con el desvío condicional de tu operador, esa segunda llamada no oye el tono de ocupado: pasa a la IA, que atiende con tu número y con la misma información que tu equipo. Tú decides si el desvío se activa solo cuando comunica, cuando nadie contesta en unos segundos o siempre durante el servicio.

Cómo funciona

Paso a paso

Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.

1
La línea comunica
Tu operador detecta que el número está ocupado y desvía la llamada a Centralitia al instante. El cliente no oye el tono de ocupado ni un buzón.
2
La IA se presenta
Contesta con el nombre del restaurante, avisa de que es un asistente virtual y pregunta qué necesita, sin menús ni opciones numeradas.
3
Consulta tus turnos
Busca en la agenda la franja pedida y el tamaño de mesa. Si está completa, propone la hora libre más cercana o apunta al cliente en lista de espera.
4
Crea la reserva
Registra nombre, teléfono, comensales y notas en tu agenda o en tu programa de reservas, y envía la confirmación por WhatsApp o SMS.
5
Resumen en el panel
Cuando el encargado cuelga la primera llamada, ve la nueva reserva ya colocada y el resumen de la conversación con su motivo.
!
Si pide una persona
Si el cliente quiere hablar con sala o pregunta algo que no está cargado, la IA toma el recado y avisa al móvil que indiques; si nadie contesta, deja el mensaje.

Guion

Así suena

Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.

Habla con ella ahora

Ejemplo de conversación Mesa para cuatro mientras el encargado atiende otra llamada Sábado, 14:22. La línea de la taberna está ocupada y la llamada entra desviada.

Recepcionista IA
Taberna El Olivo, buenas tardes. Soy el asistente virtual de la taberna, una IA. ¿En qué puedo ayudarte?
Cliente
Hola, ¿tenéis mesa para cuatro hoy a las tres? Estamos aquí al lado.
Recepcionista IA
Hoy a las 15:00 tengo una mesa para cuatro en el salón de dentro. En terraza hasta las 15:30 no se libera nada. ¿Cuál prefieres?
Cliente
La de dentro está bien, que hace calor. Venimos con una niña pequeña.
Recepcionista IA
Perfecto, apunto una trona. ¿A qué nombre pongo la reserva?
Cliente
A nombre de Marta Ibáñez.
Recepcionista IA
Hecho, Marta: hoy a las 15:00, cuatro personas y una trona, salón interior. Te envío la confirmación por WhatsApp a este número.
Reserva creada · hoy 15:00 · 4 personas + trona · salón
Cliente
¿Hay menú del día los sábados o solo carta?
Recepcionista IA
Los sábados solo hay carta. El menú del día es de lunes a viernes a mediodía, a 15 €.
Cliente
Vale, perfecto. Pues hasta ahora.
Recepcionista IA
Hasta ahora, Marta. Os esperamos a las 15:00.
WhatsApp enviado · confirmación con hora, comensales y dirección

Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.

Qué necesita para funcionar

Agenda o programa

La agenda de Centralitia viene incluida, con turnos, capacidad por franja y lista de espera. Si ya usas TheFork Manager, CoverManager o Zenchef, la IA puede leer y escribir en ellos por API; lo confirmamos en el alta según lo que permita cada programa.

Datos del negocio

Turnos de comida y cena, mesas y capacidad por zona, tamaño máximo de reserva que aceptas por teléfono, menú del día y precio, horario de apertura y qué notas debe pedir la IA: tronas, terraza, alérgenos. Lo cargamos contigo antes de activar el desvío.

Canal

Tu número de siempre con desvío condicional desde el operador: cuando comunica, cuando no contestas en los segundos que fijes, o siempre. WhatsApp Business para enviar la confirmación. También funciona con conexión SIP si tienes centralita.

Software habitual en restaurantes: Agenda de Centralitia · TheFork · CoverManager · Zenchef

Preguntas sobre hora punta en restaurantes

Pregúntanos lo que sea

¿Cómo se activa el desvío solo cuando comunica?

Se configura en tu operador de telefonía con un código o desde su área de cliente, y te lo indicamos paso a paso en el alta. Hay tres opciones: desvío cuando comunica, desvío si no contestas en un número de segundos y desvío siempre. Puedes combinarlas, por ejemplo «si comunica o no contesto en 15 segundos». La línea sigue siendo tuya y puedes quitar el desvío en cualquier momento.

¿La IA ve las reservas que mi equipo acaba de apuntar?

Sí, si tu equipo las apunta en la misma agenda que consulta la IA: la de Centralitia o tu programa de reservas conectado por API. Así la mesa que acaba de reservar el encargado por teléfono ya no se ofrece a la siguiente llamada. Si tu equipo apunta en un libro de papel, la IA no puede verlo; en ese caso conviene pasar las reservas a la agenda o limitar lo que la IA puede confirmar por sí sola.

¿Qué pasa si durante el desvío llama un proveedor o un empleado?

La IA identifica el motivo de la llamada. Si no es un cliente que quiere reservar, toma el recado con nombre, empresa y motivo, y lo deja en el panel con la transcripción. Puedes indicarle que ciertas llamadas, por ejemplo las del móvil del jefe de cocina, se transfieran directamente a un número concreto. Las llamadas comerciales no deseadas quedan registradas sin molestar a nadie en sala.

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