Una centralita virtual es una centralita telefónica que funciona en la nube en lugar de en un aparato instalado en tu local. Reparte las llamadas entre extensiones, las pone en cola con música y posición, permite que varios operadores atiendan desde un ordenador o un móvil y registra cada llamada. No necesita cableado ni mantenimiento físico: se configura desde el navegador.
Para un negocio con varios profesionales o varias sedes, la centralita resuelve el reparto: que la llamada suene en recepción, que pase a la extensión de la doctora si la recepción no contesta, que las llamadas en espera no se pierdan. Lo que una centralita clásica no resuelve es qué pasa cuando nadie puede coger: la llamada acaba en un buzón o cortada. Ahí es donde entra la IA.
Centralitia incluye en el plan Empresa una centralita en el navegador: cola de llamadas con música y posición, extensiones, operadores con teléfono web y llamada con un clic. Lo que la distingue es el enrutado «primero tu equipo, luego la IA»: la llamada suena primero en recepción y, si nadie contesta, la coge la recepcionista IA, que atiende, agenda o toma el mensaje. Ejemplo: en un centro médico con tres recepcionistas, a las 13:40 las tres están al teléfono; la cuarta llamada espera unos segundos en cola y, al no liberarse nadie, pasa a la IA, que le da cita para una analítica y la confirma por SMS.
Si ya tienes centralita, no hace falta cambiarla: Centralitia se conecta a ella por SIP o recibe las llamadas por desvío.
Antes de contratar una centralita virtual, conviene preguntar tres cosas: cuántas llamadas simultáneas admite el plan, si incluye cola con posición y desvío por horario, y qué pasa con la llamada cuando todas las extensiones están ocupadas. Esa última respuesta es la que decide cuántas llamadas pierdes.
Un caso práctico
Un grupo con dos restaurantes en Bilbao tiene un único número para reservas. Con la centralita virtual, cada local es una extensión y la encargada atiende desde el portátil de la oficina con el teléfono web. Durante el servicio de comidas nadie en sala puede coger: la llamada suena primero en el local y, si nadie contesta, pasa a la IA, que pregunta en cuál de los dos quiere reservar, comprueba la disponibilidad y crea la reserva.
A las 16:00, la encargada revisa el registro de llamadas. Una clienta pidió hablar con alguien sobre una cena de empresa para veinte personas y la IA tomó el mensaje porque no había nadie libre. La encargada le devuelve la llamada con un clic desde el panel, con el resumen delante.
Errores habituales
- Una cola sin salida: dejar que la llamada espere con música sin límite; quien llama acaba colgando y nadie se entera de que se ha perdido.
- Copiar el organigrama en extensiones: crear una extensión por persona sin pensar en cómo llaman los clientes, que buscan «reservas» o «citas», no nombres.
- Olvidar los horarios y festivos: no definir qué pasa fuera de horario, de modo que la llamada suena una y otra vez en una recepción vacía.
- No cuidar el puesto del operador: atender con el teléfono web sin auriculares decentes ni conexión estable, y culpar después a la centralita del sonido entrecortado.
Qué preguntar antes de contratar
- ¿Los operadores pueden atender desde el navegador sin instalar nada? — Reduce equipos, configuraciones y llamadas al soporte técnico.
- ¿Puedo ver las llamadas perdidas y devolverlas con un clic? — Sin un registro, las llamadas que nadie cogió son invisibles.
- ¿Qué pasa con las llamadas si se cae internet en el local? — Una centralita en la nube depende de la conexión; pregunta por el plan de respaldo.
- ¿Cuánto cuesta añadir una extensión o un operador más? — El precio por usuario puede cambiar mucho el coste cuando creces.
Actualizado el 23 de octubre de 2026.