Plantillas · Llamada

Llamada de recordatorio de cita con IA para clínicas y consultas

Para pacientes que no usan WhatsApp ni leen el correo, una llamada es el recordatorio que funciona. Estos guiones son los que sigue la IA de Centralitia: se presenta como asistente virtual, recuerda la cita y confirma, cancela o cambia la hora de viva voz.

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Recordatorio del día anterior24 h antes

IA: Hola, ¿hablo con {nombre}? Soy el asistente virtual de {negocio}; esta llamada la hace una inteligencia artificial y puede quedar registrada según nuestra política de protección de datos. Te llamo para recordarte tu cita de mañana {fecha} a las {hora} con {profesional}. ¿Podrás venir?

Si confirma:
IA: Perfecto, queda confirmada. Te esperamos en {direccion}. Gracias y hasta mañana.

Si no puede:
IA: Sin problema, la anulo ahora mismo. ¿Quieres que te busque otra hora con {profesional}?

Si pide otra hora:
IA: Tengo libre el {fecha_alternativa_1} a las {hora_alternativa_1} y el {fecha_alternativa_2} a las {hora_alternativa_2}. ¿Cuál te va mejor?

Recordatorio del mismo día3 h antes

IA: Hola, ¿hablo con {nombre}? Soy el asistente virtual de {negocio}; te habla una inteligencia artificial. Te llamo para recordarte que hoy a las {hora} tienes cita con {profesional} en {direccion}. ¿Sigue en pie?

Si confirma:
IA: Estupendo. Si vas a llegar unos minutos tarde, no hace falta que avises. Hasta luego.

Si no puede:
IA: Entendido, la anulo y ofrecemos el hueco a otro paciente. ¿Quieres que te proponga otra fecha ahora o prefieres llamarnos más adelante?

Llamada si no responde a WhatsApp ni SMSSegundo aviso si no confirma por mensaje, 4 h después del primer aviso

IA: Hola, ¿hablo con {nombre}? Soy el asistente virtual de {negocio}; esta llamada la hace una inteligencia artificial. Te hemos enviado un mensaje sobre tu cita del {fecha} a las {hora} con {profesional} y no nos consta respuesta. ¿La mantenemos?

Si confirma:
IA: Gracias, queda confirmada. No te enviaremos más avisos de esta cita.

Si no puede:
IA: De acuerdo, la cancelo. Si quieres otra hora, dímelo y la busco ahora.

Si no es la persona:
IA: Disculpa las molestias. ¿Podrías decirle a {nombre} que le llamamos de {negocio} por su cita? Gracias.

Buzón de vozCuando salta el contestador

IA: Hola, {nombre}. Soy el asistente virtual de {negocio}; este mensaje lo deja una inteligencia artificial. Te llamábamos para recordarte tu cita del {fecha} a las {hora} con {profesional}. Si no puedes venir, llámanos al {telefono} o responde al mensaje que te hemos enviado, y ofreceremos el hueco a otro paciente. Gracias.

Hueco libre para la lista de esperaCuando se libera un hueco y el paciente está en lista de espera

IA: Hola, ¿hablo con {nombre}? Soy el asistente virtual de {negocio}; te habla una inteligencia artificial. Nos pediste que te avisáramos si salía una hora antes con {profesional}. Se ha quedado libre el {fecha} a las {hora}. ¿Te interesa?

Si acepta:
IA: Hecho, la cita es tuya. Te envío la confirmación por mensaje ahora mismo. Hasta pronto.

Si no le va bien:
IA: Sin problema, te mantengo en la lista de espera por si sale otra hora. Gracias.

Lo propio de recordar citas de clínica con una llamada

Qué citas merecen llamada. En una clínica dental, la llamada tiene sentido cuando faltar cuesta mucho o cuando la preparación importa: una cirugía de implantes, una extracción con sedación o la primera sesión de un tratamiento largo. Por voz la IA puede recordar las indicaciones generales que la clínica haya definido (venir acompañado, llegar con tiempo, traer la documentación) y preguntar si se han entendido.

Dónde se para la IA. En una llamada el paciente pregunta cosas que no haría por mensaje: si puede tomar su pastilla de siempre, si le va a doler, si hace falta ir en ayunas. La IA no responde a nada clínico. Dice que lo consulta con el profesional y pasa la llamada a recepción o deja la nota para que le llamen. Ante una urgencia, indica llamar al 112.

Lo que la voz permite y no permite. Permite hablar con quien no lee mensajes y resolver el cambio de hora sin teclear nada. No deja constancia escrita: por eso, tras confirmar o cambiar, conviene que salga un mensaje con la nueva hora. Tampoco es buena idea dejar detalles en el buzón de voz, que puede escuchar cualquiera en casa.

Errores frecuentes. Llamar a la hora de comer o de la siesta a pacientes mayores. Leer todas las indicaciones de golpe en lugar de dos o tres y remitir al resto por escrito. Usar la llamada para todo, cuando la mayoría confirmaría con un mensaje.

Un ejemplo. En una clínica de Málaga, Carmen, de 81 años, tiene colocación de un implante el jueves. El miércoles a media mañana la IA la llama, se presenta como asistente virtual y le recuerda la hora y que venga acompañada. Carmen pregunta si debe tomar su medicación. La IA le dice que eso lo decide su dentista, la pasa a recepción y la clínica confirma con el profesional.

Cómo usarlas bien

Aviso de IA. Cada guion empieza identificando al asistente virtual y diciendo que habla una inteligencia artificial, como exige el artículo 50 del Reglamento de IA. Si grabas las llamadas, el aviso debe decirlo también. No lo quites para que la llamada suene «más humana»: además de obligatorio, los pacientes lo agradecen.

Cuándo llamar. Reserva la llamada para quien no tiene WhatsApp ni email, para pacientes mayores y para citas importantes (primeras visitas, pruebas, intervenciones). Como segundo aviso, llama solo a quien no ha respondido al mensaje en unas horas. Una llamada el día anterior a media mañana o a primera hora de la tarde encuentra a más gente que una a mediodía.

Horario de silencio. Más estricto que en mensajes: no llames antes de las 10:00 ni después de las 20:00, ni en domingo. Si la IA no encuentra al paciente, reintenta una vez pasadas unas horas y luego deja el aviso en el buzón.

Baja voluntaria. Si el paciente pide que no le llamen más, la IA lo registra y los avisos pasan a otro canal o se desactivan. Su cita sigue reservada.

Qué hace Centralitia durante la llamada. Entiende respuestas naturales, sin pedir que pulse teclas. Si el paciente confirma, la cita queda marcada en la agenda; si cancela, libera el hueco y la IA avisa a la lista de espera; si pide otra hora, consulta la agenda real y la cambia en la misma llamada. Si el paciente pregunta por su tratamiento o describe un problema de salud, la IA no opina: toma nota, le indica que el profesional le llamará y, ante una urgencia, le dice que llame al 112.

Coste. Las llamadas de recordatorio consumen minutos de voz del plan, igual que las entrantes.

Con Centralitia estos mensajes salen solos a la hora que elijas, y la recepcionista entiende la respuesta: confirma, cancela u ofrece otra hora, y si alguien cancela, avisa a la lista de espera. Cómo funcionan los recordatorios · Calcula lo que te cuestan las ausencias

Preguntas frecuentes

Pregúntanos lo que sea

¿Suena a robot? ¿Lo van a colgar?

La IA habla con voz natural en castellano, entiende interrupciones y frases coloquiales, y no usa menús de «pulse 1». Algunos pacientes cuelgan al oír que es una inteligencia artificial; en ese caso la cita queda como no confirmada y, si lo configuras, el equipo recibe aviso para llamar en persona. Puedes escuchar la demo de voz de la web antes de decidir.

¿Qué hace si coge el teléfono otra persona?

Si quien contesta no es el paciente, la IA no da detalles de la cita más allá del nombre de la clínica: pide que le avisen de la llamada y termina. Con pacientes menores o dependientes, puedes indicar en la ficha quién es la persona de contacto, y la IA habla con ella con normalidad.

¿Puede el paciente cambiar la cita durante la llamada?

Sí. La IA consulta la agenda real, le propone dos o tres huecos con el mismo profesional y cambia la cita cuando el paciente elige. La nueva confirmación le llega por el canal que tenga configurado. El hueco que deja libre se ofrece a la lista de espera en cuanto termina la llamada.

¿Puede la IA explicar por teléfono las indicaciones antes de una intervención?

Puede recordar las indicaciones generales que tu clínica le dé por escrito, como venir acompañado o llegar antes para el registro, y preguntar si el paciente las ha entendido. No adapta esas indicaciones a cada caso ni contesta dudas sobre medicación o síntomas: esas preguntas las pasa a tu equipo o al profesional, con un resumen de la llamada.

¿Puede pasarse la llamada a recepción si el paciente quiere hablar con una persona?

Sí. Si el paciente lo pide o pregunta algo que la IA no debe responder, transfiere la llamada a recepción o al móvil que indiques, con un resumen de lo hablado. Si nadie contesta en el tiempo que configures, toma el mensaje y el equipo ve en el panel a quién tiene que devolver la llamada.

Llamada de recordatorio de cita con IA para clínicas y consultas

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