Reducir no-shows · Clínica veterinaria
El día antes, el dueño recibe un recordatorio con el nombre de su animal, la hora y el veterinario. Si no puede venir, cambia la cita en el mismo chat y el hueco pasa a la lista de espera sin que nadie llame.
de citas no atendidas en clínicas privadas, según el director de Klinikare, empresa de software de gestión clínica; no hay estudio publicado sobre no-shows en clínicas veterinarias en España.
Fuente: Klinikare vía El Independiente · dato de proveedorEn una clínica veterinaria el dueño no es el paciente, y eso cambia los olvidos: la revisión del perro compite con el trabajo, el colegio y el partido del sábado. Una vacuna anual programada hace once meses se olvida con facilidad, y el hueco de veinte minutos se queda vacío mientras otro dueño espera a que le llamen. Recepción, con el teléfono y la sala de espera, no tiene tiempo de confirmar una a una. Centralitia envía el recordatorio por WhatsApp o SMS el día antes, con el nombre del animal; el dueño confirma, cambia o cancela con un toque, y la IA recoloca el hueco con la lista de espera.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
Cada cita reservada por teléfono, WhatsApp, web o por tu equipo entra en la agenda con el dueño, el animal, el servicio y el profesional.
A la hora que fijes, la IA envía por WhatsApp o SMS un mensaje con el nombre del animal, la hora, el veterinario y qué traer, por ejemplo la cartilla.
El dueño responde «sí», pide otra hora o cancela. Si quiere cambiar, la IA propone huecos del mismo servicio y actualiza la cita en la conversación.
Si cancela, el hueco se ofrece por WhatsApp a quien esperaba ese servicio. La primera persona que acepta se queda la cita y las demás reciben aviso.
Si el dueño no contesta, la cita sigue en la agenda y el panel lo marca. Si pregunta algo clínico, la IA toma nota y pasa la consulta al veterinario.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Hola, Carmen. Soy la asistente virtual de la Clínica Veterinaria Mirasierra. Te recuerdo la cita de Bruno mañana jueves a las 18:00 con el doctor Vidal para la vacuna anual. ¿Confirmas? Responde SÍ, CAMBIAR o CANCELAR.
Recordatorio enviado · WhatsApp · jue 18:00 · Bruno · Dr. VidalCambiar. Mañana a esa hora tengo el partido de mi hijo y no llego.
Sin problema. Para la vacuna de Bruno tengo el viernes a las 17:30 o el sábado a las 10:15, los dos con el doctor Vidal. ¿Cuál te viene mejor?
El sábado a las 10:15.
Cambiada: Bruno, vacuna anual, sábado 10:15 con el doctor Vidal. Trae la cartilla, por favor. El hueco del jueves se lo ofrezco a otra familia.
Cita cambiada · sáb 10:15 · Bruno · hueco jue 18:00 ofrecido a lista de espera (3 contactos)Gracias. ¿Cuánto es la vacuna este año?
Según la tarifa de la clínica, la vacuna polivalente son 42 €. Si el doctor ve conveniente añadir alguna otra, te lo explicará en la consulta.
Vale. Otra cosa: Bruno se rasca mucho la oreja estos días, ¿le puedo poner algo mientras?
Eso no puedo valorarlo yo. Se lo dejo anotado al doctor Vidal para que lo vea el sábado y, si quieres que te llame antes, me lo dices.
Nota añadida a la cita · «se rasca la oreja» · visible para Dr. VidalNo hace falta, lo vemos el sábado. Gracias.
Perfecto, Carmen. Hasta el sábado. Te mandaré un recordatorio el viernes.
Hueco jue 18:00 · aceptado por lista de espera · cita creada para Kira (Marcos Rey)Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia incluye recordatorios y lista de espera sin configurar nada más. Con Qvet u otro programa veterinario, la IA necesita leer las citas del día siguiente y escribir el cambio por API o conectores; lo confirmamos en el alta con tu cuenta.
Hora de envío del recordatorio, texto base con el nombre del animal, qué traer según el servicio, política de cancelación si la tenéis, horario de silencio y qué servicios admiten lista de espera. Los precios que la IA puede decir si se los preguntan.
WhatsApp Business para el recordatorio con botones de respuesta; SMS como alternativa para quien no tiene WhatsApp; llamada de voz si lo prefieres para una parte de los clientes. Los mensajes respetan la baja voluntaria de quien no quiera avisos.
Software habitual en clínicas veterinarias: Qvet · Agenda de Centralitia
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