Reducir no-shows · Fisioterapia

Las sesiones del tratamiento se cumplen sin que tú las persigas

Centralitia recuerda cada sesión, deja que el paciente confirme o cancele con un toque y rellena el hueco con quien esperaba, mientras tú sigues en la camilla.

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~8 %

de inasistencia a primera consulta hospitalaria en La Rioja en 2023 con recordatorios por llamada y SMS, frente a tasas del 12 al 17 % en otros servicios públicos sin ese sistema.

Fuente: Nuevecuatrouno (2024)

Lo que pasa hoy

Un tratamiento de fisioterapia son ocho o diez sesiones repartidas en semanas. A la tercera el paciente ya se encuentra mejor y la cuarta se le olvida; o la recuerda a las 17:50 para una sesión a las 18:00. Para un fisioterapeuta que trabaja solo, un no-show es 45 minutos de agenda pagados a nadie y, a menudo, un bono que se queda a medias. Perseguir las confirmaciones por el móvil entre paciente y paciente no es una opción cuando tienes las manos ocupadas.

Cómo funciona

Paso a paso

Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.

1
Recordatorio de sesión
La víspera, la IA envía por WhatsApp la hora, el fisioterapeuta y la sala, y recuerda lo que hayas indicado: ropa cómoda, traer el informe, llegar cinco minutos antes.
2
Confirmar o cancelar
El paciente responde con un toque. Si no puede, la IA le propone otro hueco con el mismo fisio esa semana, para no romper el ritmo del tratamiento.
3
Hueco a la espera
Si cancela sin recolocar, el hueco se ofrece a la lista de espera con prioridad para quien tiene tratamiento en curso.
4
Agenda y bono
El cambio se refleja en tu agenda o programa conectado. El descuento de sesiones del bono sigue en tu programa; si es de terceros, se revisa por API en el alta.
!
Excepción
Si el paciente comenta que ha empeorado o pregunta si debe venir, la IA no lo valora: toma nota y te avisa para que decidas tú al acabar la sesión.

Guion

Así suena

Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.

Habla con ella ahora

Ejemplo de conversación Recordatorio de la cuarta sesión y recolocación Martes, 19:00. WhatsApp. Sesión de Rubén el miércoles a las 18:00.

Recepcionista IA
Hola, Rubén. Soy el asistente virtual de Fisio Sagrera. Mañana miércoles tienes tu cuarta sesión a las 18:00 con Laia. ¿Confirmas?
Recordatorio enviado · mié 18:00 · Sesión 4 de 8 · Laia
Cliente
Hola. La verdad es que ya casi no me duele el hombro. ¿Hace falta que siga viniendo?
Recepcionista IA
Eso lo tiene que decidir Laia, yo no puedo valorarlo. Le dejo tu pregunta y mientras tanto, ¿mantenemos la sesión de mañana?
Nota a Laia · «Rubén pregunta si debe seguir el tratamiento»
Cliente
Mejor la paso al viernes, que mañana salgo tarde. Y así me lo dice ella en persona.
Recepcionista IA
El viernes con Laia tengo a las 17:15 y a las 19:30. ¿Cuál te viene mejor?
Cliente
A las 19:30.
Recepcionista IA
Hecho: sesión el viernes a las 19:30 con Laia. Te aviso el jueves por la tarde.
Cita cambiada · mié 18:00 → vie 19:30 · hueco del miércoles liberado
Recepcionista IA
Hola, Mónica. Soy el asistente virtual de Fisio Sagrera. Se ha liberado una sesión mañana miércoles a las 18:00 con Laia. ¿Te interesa?
Lista de espera · oferta enviada · mié 18:00
Cliente
Sí, perfecto, me la quedo.
Recepcionista IA
Es tuya. Mañana a las 18:00 con Laia, sala 2. Ven con ropa cómoda.
Cita creada · mié 18:00 · Mónica · Laia · lista de espera cerrada

Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.

Qué necesita para funcionar

Agenda o programa

La agenda de Centralitia está incluida y guarda las sesiones de cada tratamiento. Si usas Clinic Cloud, Doctoralia, Nubimed o Google Calendar, la IA lee y escribe por API y lo confirmamos en el alta; el control de sesiones del bono se queda en tu programa.

Datos del negocio

Antelación del recordatorio, texto con las indicaciones previas de cada tipo de sesión, regla de recolocación (mismo fisio, misma semana), lista de espera con prioridad para tratamientos en curso, horario de silencio y tu norma de cancelación.

Canal

WhatsApp Business para el recordatorio con confirmación de un toque, SMS para quien no lo usa y llamada de voz como último intento si no responde. Baja voluntaria de los avisos en cualquier momento.

Software habitual en clínicas de fisioterapia: Google Calendar · Doctoralia · Clinic Cloud · Nubimed

Preguntas sobre no-shows en clínicas de fisioterapia

Pregúntanos lo que sea

¿Recuerda todas las sesiones de un bono o solo la siguiente?

Recuerda cada sesión que esté en la agenda, una a una, con la antelación que fijes. Si el bono tiene las sesiones ya agendadas, las recuerda todas; si se van dando de una en una, recuerda la que toca y, al confirmarla, puede proponer la siguiente. Cuántas quedan en el bono lo lleva tu programa; en el alta vemos por API si la IA puede leerlo.

¿Qué hace si el paciente dice que ya no le duele y no quiere venir?

No opina sobre si debe seguir o no. Le explica que es una decisión del fisioterapeuta, te deja la pregunta en el panel y, mientras tanto, mantiene o mueve la sesión según prefiera el paciente. Tú le llamas o le respondes por WhatsApp al terminar con el paciente que tienes. Así ningún tratamiento se interrumpe por un mensaje que nadie leyó.

¿Puede priorizar a los pacientes en tratamiento cuando se libera un hueco?

Sí. En la lista de espera puedes marcar prioridades: primero quien tiene un tratamiento en curso y necesita mantener el ritmo, después las primeras valoraciones. La IA ofrece el hueco en ese orden, por WhatsApp, y lo asigna al primero que acepta. También puedes limitar la oferta al mismo fisioterapeuta de la sesión cancelada.

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