Gestionar cambios y cancelaciones · Peluquería, barbería y estética
Quien llama o escribe para mover su cita habla con Centralitia: la IA lo reconoce por su número, encuentra la cita, propone otro hueco con el mismo profesional y la misma duración, y ofrece la hora liberada a quien esperaba. Tú lo ves en la agenda ya hecho.
servicios al mes pierde un salón con 300 citas y un 5 % de cancelaciones de última hora, según el ejemplo de Treatwell; cada hora recolocada es uno menos.
Fuente: Treatwell · dato de proveedorViernes, 12:30. Entre un cliente y otro miras el móvil: dos personas quieren cambiar la cita de mañana, una a primera hora y otra a la tarde. Abres la agenda con una mano, buscas hueco, escribes, esperas respuesta y, cuando la tienes, el hueco ya lo has dado a otro por teléfono. Cada cambio son cinco minutos repartidos en tres momentos. Con la IA, el cambio se resuelve en la misma conversación: el cliente elige entre los huecos libres para su servicio, la cita se mueve y la hora que deja se ofrece a la lista de espera sin que tú sueltes las tijeras.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
Por el número que llama o escribe, la IA encuentra su cita. Si llama desde otro número, pide nombre y día para localizarla.
Hora, día, profesional, servicio o cancelación. Repite en voz alta el cambio que ha entendido antes de aplicarlo en la agenda.
Propone huecos donde cabe la duración del servicio con el profesional pedido. Si no hay con esa persona, ofrece otro día o a otra persona del equipo.
Mueve o cancela la cita en tu agenda o en tu programa y envía la confirmación del cambio por WhatsApp o SMS con la nueva hora.
La hora que queda vacía se ofrece a la lista de espera de ese día o profesional. El primero que confirma se la queda.
Si el cambio afecta a un tratamiento con señal o a una cita de varias sesiones, la IA toma nota y te lo pasa en lugar de aplicarlo sola.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Barbería Norte, hola. Soy el asistente virtual de la barbería, una IA. ¿Qué necesitas?
Hola, tengo cita mañana a las seis y media y me gustaría cambiarla a por la mañana si se puede.
Te tengo, Hugo: sábado 18:30 con Iván, corte y barba. Por la mañana Iván tiene libre a las 9:30 o las 12:00. ¿Cuál te va?
A las nueve y media.
Hecho, Hugo: sábado a las 9:30 con Iván, corte y barba. Te envío la cita actualizada por WhatsApp.
Cita modificada · sáb 9:30 · Iván · corte y barba · hueco 18:30 liberado¿Y podría ser solo corte, sin barba? Que voy con prisa.
Claro. Solo corte son 30 minutos y 16 €. Lo cambio en la cita y a las 10:00 estás fuera.
Perfecto, así mejor.
Queda así: sábado 9:30, Iván, solo corte. Hasta mañana, Hugo.
Lista de espera avisada · sáb 18:30 · Iván · 45 minGracias, hasta mañana.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia permite mover y cancelar citas y gestiona la lista de espera por profesional. Si usas Booksy, Fresha, Treatwell o Google Calendar, los cambios se aplican en tu programa por API; lo confirmamos en el alta según lo que permita cada uno.
Duraciones por servicio y profesional, reglas de cambio para tratamientos con señal o bonos de sesiones, hora límite para cancelar sin coste si la tienes, y si quieres aviso cuando un cambio afecta a las próximas horas de la jornada.
Teléfono con desvío, WhatsApp Business y el botón de cancelar del recordatorio. El cliente usa el que prefiera y la IA lo reconoce por su número. La lista de espera se avisa por WhatsApp o SMS.
Software habitual en peluquerías, barberías y centros de estética: Agenda de Centralitia · Booksy · Fresha · Treatwell
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