Confirmar por SMS y email · Taller y concesionario
Después de la llamada, el cliente recibe fecha, hora, trabajo y qué traer por SMS, email o WhatsApp. El día antes le llega el recordatorio y confirma o cancela con un toque. El hueco que se libera vuelve a la agenda.
de los encuestados en España ya no contesta llamadas de números desconocidos, según Hiya (2.000 personas). Una confirmación escrita llega aunque no cojan la llamada; Hiya vende filtros antispam.
Fuente: Hiya vía Xataka Móvil · dato de proveedorUna cita de taller dada de palabra se olvida con facilidad: el cliente no apunta la hora, no recuerda si era martes o miércoles, o se presenta sin la documentación. Para el taller, un coche que no aparece a las 8:00 es un elevador parado media mañana. Centralitia cierra la cita en la llamada y la confirma por escrito en el canal que el cliente prefiera. El día antes envía el recordatorio con la hora y lo que debe traer, y si el cliente cancela, el hueco se ofrece a quien esperaba fecha. Recepción ve en la agenda quién ha confirmado y quién no.
Cómo funciona
Del momento en que entra la llamada o el mensaje hasta la confirmación, con lo que pasa cuando algo se sale del guion.
La IA cierra la cita en la llamada, por WhatsApp o desde el chat de la web, y pregunta por qué canal prefiere el cliente la confirmación: SMS, email o WhatsApp.
En unos segundos el cliente recibe fecha, hora, vehículo, trabajo, dirección del taller y qué traer. Si hay precio orientativo cargado, también va en el mensaje.
El día antes, a la hora que definas, llega el recordatorio con dos opciones: confirmar o cancelar. Respeta el horario de silencio que configures.
Si confirma, la cita queda marcada en la agenda. Si cancela, el hueco se libera y la IA avisa por WhatsApp a quien estaba esperando una fecha antes.
Si el cliente no contesta al recordatorio, la cita sigue en pie y aparece marcada como no confirmada para que recepción decida si llama o deja el hueco.
Puede responder al mensaje o llamar: la IA busca otra fecha y actualiza la cita. Si el cambio no cabe en ninguna regla, lo pasa a recepción.
Guion
Conversación de ejemplo con un negocio ficticio. Lo marcado en verde es lo que la recepcionista hace en tus sistemas mientras habla.
Neumáticos y Mecánica Pons, buenas tardes. Soy la asistente virtual del taller, una IA. ¿En qué te ayudo?
Quería cita para cambiar las cuatro ruedas de un Dacia Duster, a ser posible el viernes.
El viernes tengo a las 10:30 o a las 16:00 para cuatro neumáticos. ¿Cuál prefieres? Y dime matrícula y nombre.
A las 10:30. Es la cinco cinco ocho dos, KTP, a nombre de Mariano Gil.
Anotado, Mariano. ¿Te envío la confirmación por WhatsApp, SMS o email?
Por SMS, que no tengo WhatsApp en este teléfono.
Perfecto. Te llega ahora el SMS con la hora, la dirección y la medida que tienes que confirmar. Mañana te recuerdo la cita.
Cita creada · vie 10:30 · Duster 5582 KTP · 4 neumáticos · SMS enviadoMuy bien, gracias.
Jueves, 17:00. Recordatorio por SMS: «Mañana viernes 10:30, cambio de 4 neumáticos, Duster 5582 KTP. Responde 1 para confirmar o 2 para cancelar».
Recordatorio SMS enviado · jue 17:00Hola, me ha surgido algo a esa hora. ¿Puedo pasar el viernes por la tarde en vez de por la mañana?
Sí, Mariano: te muevo la cita al viernes a las 16:00. Te llega el SMS actualizado y la hora de las 10:30 queda libre para otro cliente.
Cita movida · vie 16:00 · hueco 10:30 liberado · SMS actualizadoPerfecto, hasta el viernes por la tarde.
Conversación de ejemplo con datos ficticios. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar, como exige el AI Act.
La agenda de Centralitia va incluida y lleva el estado de cada cita: confirmada, pendiente o cancelada. Si quieres que la confirmación y el cambio se reflejen en tu DMS (Keyloop u otro), en Google Calendar o en Outlook, se conecta por API o conectores; lo confirmamos en el alta.
El texto de confirmación y de recordatorio, con tu nombre y dirección; cuándo enviar el recordatorio (el día antes a una hora, o X horas antes); el horario de silencio; qué debe traer el cliente según el trabajo; y si quieres que un hueco cancelado se ofrezca a la lista de espera.
SMS y email van incluidos y no necesitan que el cliente tenga ninguna aplicación. WhatsApp Business para quien lo prefiera, con botones de confirmar y cancelar. El cliente elige el canal en la llamada y puede cambiarlo cuando quiera; también puede darse de baja de los recordatorios.
Software habitual en talleres y concesionarios: Agenda de Centralitia · API REST y webhooks · HubSpot · WhatsApp Business
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